Как заполнять ежедневник

Когда человек утверждает, что привык все свои дела держать в голове, он обычно искренне заблуждается. Приходя домой из магазина, он может вспомнить, что забыл купить чай или сахар. На работе ему кажется, что он все сделал, а на самом деле забыл о важном звонке. Удержать всю информацию в голове невозможно, да и не нужно, ведь специально для этого есть ежедневники, которые позволяют максимально эффективно распланировать свой день, не забывая даже о мелких делах. В этой статье мы рассмотрим, как заполнять ежедневник.

Для начала необходимо научиться формулировать задачи. Например, задача «позвонить Иванову» и задача «узнать у Иванова результаты переговоров с клиентом» означают по сути одно и тоже, но вторая формулировка является более правильной, поскольку ориентирована на результат. Вы можете позвонить Иванову и не застать его на месте, таким образом, задача формально выполнена, но никакой продуктивности не имела.

Составляя список дел на день, нужно подразделять их на «гибкие» и «жесткие». Первые не привязаны к времени, их можно выполнить в любую свободную минуту. Вторые требуют выполнения в определенное время. К ним относятся встречи, совещания, поездки и тому подобное. Специалисты советуют делить страницу на две части, чтобы в одной записывать жесткие, а в другой гибкие дела. Кроме того, тайм-менеджмент рекомендует не планировать свой день поминутно, поскольку любая непредвиденная задержка создаст стрессовую ситуацию. Количество жестких дел не должно превышать 50%. Также очень удобно дублировать жесткие дела в смартфон или планшет: гаджеты позволяют поставить таймер и напомнить о делах в нужное время.

После разделения задач на гибкие и жесткие, гибкие нужно расставить по приоритету. В группу «А» будет входить то, что нужно сделать безотлагательно, в группу «Б» то, что может повременить без серьезных последствий, а в группе «С» окажутся дела, которые можно перенести без каких-либо последствий. Выполнять дела нужно строго в порядке приоритетности, не принимаясь за задачи из группы «Б», пока не сделано все в группе «А».

Чтобы отвести на каждую задачу ровно столько времени, сколько нужно, при планировании учитывается не только приблизительное время на выполнение задачи, но и на подготовку. Например, у вас запланирована встреча, но до нее еще надо добраться, поэтому следует учесть время на дорогу.

Самые сложные и объемные дела, если они не привязаны строго ко времени, удобнее запланировать на первую половину дня. В это время у большинства людей больше энергии. В тайм-менджементе такие задачи принято называть «лягушкой». Однако если имеются более приоритетные задачи, чем «лягушка», ее следует отложить.

Выполненные задачи нужно вычеркивать. Каждое зачеркнутое дело заставляет мозг вырабатывать гормон радости окситоцин, который дает немного сил для решения оставшихся проблем.

Вести ежедневник требуется каждый день. За четверть часа до конца рабочего дня нужно составить план на завтра, разделив все задачи на жесткие и гибкие, а затем проставив приоритет. Привычка планировать поможет упорядочить жизнь и даст возможность решать больше задач в короткие сроки. Не нужно превращать ежедневник в записную книжку. Правила, как заполнять ежедневник гласят: в нем должен быть только список дел, а вся сопутствующая информация, например, список продуктов, - на отдельных прикрепленных скрепками листах, в записной книжке или в электронном гаджете.