10 правил эффективной работы с ежедневником

10 правил эффективной работы с ежедневником

Несмотря на большое количество разнообразных гаджетов, обладающих возможностью делать заметки и планировать свой день, обычный бумажный ежедневник не выходит из употребления. Он есть у многих. Это популярный подарок для деловых и занятых людей. Но каждый ли умеет его правильно вести, чтобы работа с ним была максимально полезной и удобной? В этой статье мы опишем 10 правил эффективной работы с ежедневником.

Правило первое.

Как ни странно, но специалисты по тайм-менеджменту советуют избегать чрезмерно жестких рамок планирования. Иногда режим дня выглядит примерно следующим образом:

07:00 – подъем

07:15 – завтрак

07:30 – сборы на работу

08:00 – выход из дома.

Но даже если страница ежедневника расписана по часам, а планы на день – по минутам, следует попробовать поставить себе более гибкие границы. Это объясняется двумя причинами. Во-первых, любая незапланированная задержка сбивает весь четко размеченный график. Во-вторых, с точки зрения психологии, так будет комфортнее. Не нужно будет лишний раз дергаться из-за того, что вы уже 15 минут как должны были закончить совещание, а обсуждение важных вопросов еще только началось.

Правило второе.

Современный ритм жизни планирования все-таки требует. Поэтому чтобы не создавать себе лишних стрессов, но при этом успевать по максимуму, следует разделить все дневные задачи на «жесткие» и «гибкие». В первую колонку вы запишете то, что должно быть привязано ко времени, например, совещания, посещения тренировок, встречи. Вторая колонка будет для дел, которые можно сделать в любую свободную минуту, а то и вовсе отложить до завтра, например, позвонить друзьям или разобрать документы. «Жесткие» дела не должны занимать более 50% всех дел.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют вести ежедневник именно колонками, визуально разделив страницу на две части, чтобы «жесткие» дела не затерялись среди «гибких».

Правило третье.

Все гибкие дневные задачи стоит расставить в порядке приоритетности, пометив их, например, буквами А, В, С. А будет означать, что задачу нужно выполнить как можно скорее, иначе возможны санкции со стороны руководства или другие неприятности. Например, к таким задачам можно отнести составление отчетности – к конкретному времени оно не привязано, но сделать необходимо. Буквой В помечайте задачи, которые желательно сделать, но в условиях полного цейтнота, можно отложить на день-два. А под буквой С будут планы, которые можно отодвинуть без всяких неприятных последствий.

Соответственно, дела с приоритетом В не должны выполняться раньше, чем будет сделано все, помеченное буквой А.

Правило четвертое.

В сфере тайм-менеджмента существует такое понятие, как «лягушка» - это самое неприятное из запланированных на день дел. Именно с него и советуют начинать. Во-первых, в начале рабочего дня у многих больше энергии (или наоборот, человек еще не достаточно проснулся, чтобы осознать все масштабы катастрофы), и поэтому разобраться с «лягушкой» будет проще. Во-вторых, в контрасте с «лягушкой» все остальные дела покажутся сущими пустяками, даже если нужно к вечеру посадить, вырастить и заставить зацвести 40 розовых кустов.

Естественно, начинать стоит с «лягушки», если она стоит в списке наиболее приоритетных дел. Если есть что-то более важное, то «лягушка» подождет.

Правило пятое.

Лучшее время для планирования дел – это вечер, а еще лучше – конец рабочего дня. Когда все планы на сегодняшний день завершены, вы уже примерно представляете, что вам предстоит завтра. Записав все задачи и расставив их приоритетность, вы дадите своему мозгу возможность временно забыть обо всем важном, тяжелом, рабочем, и в полной мере насладиться отдыхом. Если же оставить записи до момента перед сном, они будут отнимать «оперативную память», занимать мозг, мешая отдыху.

Занимайтесь составлением графика последовательно. Не приступайте к расстановке задач на послезавтра, не закончив планировать завтрашний день.

Правило шестое.

Самые важные и неприятные дела следует выделять: обводить ручкой или провести по ним текстовыделителем. В первую очередь, в этом нуждается «лягушка». Это поможет сделать более заметными неприятные задачи и заставить себя поскорее за них взяться.

Правило седьмое.

Все решенное – вон. Без жалости вычеркивайте все, что сделали. Доказано, что каждое такое вычеркивание стимулирует выработку гормонов радости. И чем больше будет вычеркнуто дел, особенно неприятных, тем большее наслаждение вы ощутите.

Правило восьмое.

Дублируйте информацию. Бумажный ежедневник – это весьма удобный планировщик, но и современные гаджеты тоже нужны. Занесите в телефон или планшет все «жесткие» дела из своего ежедневника, чтобы будильник своевременно напоминал вам о том, что подошло время совещания, пора выдвигаться на встречу или клиент ждет важного звонка именно сейчас.

Правило девятое.

Не пишите лишнего. Ежедневник, особенно датированный, это не записная книжка. Не стоит захламлять страницы лишней информацией: пожеланиями клиента, рецептами блюд, списками продуктов. Во-первых, в этой информации вы можете потерять действительно нужные моменты. Во-вторых, вам может не хватить отведенной на день страницы. Если нужно внести дополнительную информацию, берите чистые листы и прикрепляйте их скрепками.

Правило десятое.

Заведите привычку ставить себе цели и переписывайте их раз в месяц или раз в неделю. Например, «на этой неделе я должен заключить Н сделок». В конце недели вы можете мысленно поставить себе плюсик и написать, что в будущем заключите Н+1 сделку. Это поможет вам не только стремиться достигать цели, но и улучшать свою работоспособность. Главное, не слишком ругать себя за невыполнение цели, ведь этому могли помешать непреодолимые обстоятельства.

В этой статье мы рассмотрели 10 правил эффективной работы с ежедневником. Надеемся, что это поможет вам стать успешнее и сделать свою жизнь спокойнее и рациональнее, разложив все по полочкам.



Текст сообщения*
Загрузить файл или картинкуПеретащить с помощью Drag'n'drop
Перетащите файлы
Ничего не найдено
Отправить Отменить

Ещё статьи по теме



Яндекс.Метрика
Powered by ALFA Systems
AlfaSystems GoPro GP261D21
Список просмотренных товаров пуст
Список избранного пуст
Ваша корзина пуста